POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. OBJETIVO
Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
2. INTRODUCCIÓN
Dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S., con domicilio en la ciudad de Medellín (Antioquia), pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales, los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la empresa para hacer efectivos esos derechos y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales en caso de que el titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S. garantiza la protección de derechos como el tratamiento de datos personales, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen. Con tal propósito, todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
Quien, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las directivas, comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales, pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a DEPÓSITO DE DROGAS MÓNACO S.A., y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de usuarios, clientes, proveedores, empleados y colaboradores, cuyo período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en el que INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S. desarrolle su objeto social.
3. ALCANCE
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S., respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S. y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
4. LEGISLACIÓN APLICABLE
Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1074 de 2015 Capítulos 25 y 26 compilatorios de los decretos: 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y 886 de 2014 “por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos” y la Circular 01 del 8 de noviembre 2016.
5. DEFINICIONES
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales relacionados con el derecho de habeas data y protección de datos personales.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
6. PRINCIPIOS
Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S. en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información acerca de la existencia de cualquier tipo de dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de seguridad: Los datos personales serán objeto de protección a través de medidas tecnológicas, protocolos y medidas administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea controlable y restringido.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información en la base de datos se comprometen a conservarla y no revelarla a terceros.
7. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S. requiere del consentimiento libre, expreso e informado del titular.
Se adoptarán procedimientos para solicitar, en el momento de la recolección de datos, la autorización del titular para el tratamiento y se le informará sobre los datos que serán recolectados y la finalidad específica.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando sean datos públicos por naturaleza.
8. FORMAS Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Debe ser puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, informándole los fines y usos previstos.
9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares para el tratamiento de sus datos personales.
10. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales.
Debe contener como mínimo:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
c) Los mecanismos para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
11. DERECHOS Y DEBERES
11.1 Derechos de los titulares de la información:
Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales tratados.
11.2 Deberes de INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S. como responsable:
Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias.
Actualizar, rectificar o suprimir datos oportunamente.
Tramitar consultas y reclamos.
Solicitar únicamente datos pertinentes y adecuados.
Abstenerse de utilizar medios engañosos para recolectar datos.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a códigos de seguridad.
12. AUTORIZACIÓN DE CONSULTA Y REPORTE EN CENTRALES DE RIESGO Y BASES DE DATOS POR EL TITULAR DE LOS DATOS
El titular otorga consentimiento expreso a INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S., y/o a quien en el futuro ostente la calidad de acreedor de las obligaciones contraídas, para:
Consultar, en cualquier momento, en las Centrales de Riesgo y demás entidades que manejen bases de datos, sobre relaciones comerciales, capacidad de pago y desempeño como deudor.
Entregar reportes a las Centrales de Información de Riesgos sobre cumplimiento o incumplimiento de obligaciones, así como modificaciones, extinción y cumplimiento de obligaciones contraídas.
Reportar a autoridades tributarias, aduaneras o judiciales la información que requieran.
El titular conserva el derecho de verificar en cualquier momento que la información reportada sea veraz, completa y actualizada, y de exigir su rectificación cuando sea necesario.
13. AUTORIZACIÓN DE CONSULTA ESTADO LABORAL POR EL TITULAR DE LOS DATOS
El titular autoriza expresamente a INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S. para consultar información relacionada con su situación laboral: vinculación actual, novedades en nómina, períodos de vacaciones, primas, cesantías, embargos, pignoraciones u otras novedades.
Esta autorización incluye:
Consultar, procesar, solicitar, reportar y divulgar información personal, comercial y financiera.
Acceder a información contenida en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS) y administradoras de fondos de pensiones.
Solicitar a operadores de información PILA datos relacionados con afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
La información podrá ser tratada con la finalidad de analizar el perfil crediticio, establecer relaciones comerciales y ofrecer productos o servicios acordes al perfil.
14. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO Y CONSULTA
14.1 Derecho de acceso:
DEPÓSITO DE DROGAS MÓNACO S.A. garantizará el derecho de acceso, permitiendo al titular conocer la existencia, el contenido y las finalidades del tratamiento de sus datos.
14.2 Consultas:
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, o cada vez que haya modificaciones sustanciales en las políticas de tratamiento.
Las consultas se atenderán en un máximo de 10 días hábiles; si no es posible, se informará al titular dentro de este plazo y se dará respuesta definitiva en un máximo de 5 días hábiles adicionales.
15. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS
El titular o sus causahabientes podrán presentar reclamos para corregir, actualizar o suprimir datos, o para informar sobre el incumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
Requisitos del reclamo:
Nombre y documento de identificación del titular.
Descripción de los hechos y objetivo perseguido.
Dirección y datos de contacto.
Documentación que respalde la solicitud.
La empresa verificará la identidad del solicitante antes de proceder.
15.1 Rectificación y actualización de datos:
El titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación de respaldo. La empresa podrá habilitar medios electrónicos y formularios para este fin.
15.2 Supresión de datos:
El titular puede solicitar la eliminación de sus datos personales cuando:
No se traten conforme a la ley.
Hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la que fueron recolectados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines.
La solicitud podrá negarse cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos, o cuando su eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas.
16. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD
Los responsables del tratamiento deberán registrar sus bases de datos en el RNBD dentro del plazo legal establecido, y en un máximo de dos meses desde su creación para bases nuevas.
17. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal con acceso deberá cumplir protocolos de seguridad obligatorios.
18. UTILIZACIÓN DE DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES
La información personal podrá ser transferida al exterior cumpliendo los requisitos legales, garantizando que los terceros receptores se comprometan a mantener la confidencialidad y solo la utilicen para fines relacionados con la empresa.
La empresa podrá intercambiar información con autoridades gubernamentales o públicas, autoridades judiciales o administrativas, y terceros en procedimientos legales, cuando sea necesario o apropiado para:
Cumplir con leyes vigentes.
Responder a solicitudes oficiales.
Hacer cumplir términos y condiciones.
Proteger operaciones, derechos, privacidad, seguridad o propiedad.
19. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables y mantenerse protegidos contra alteraciones.
Se documentará el lugar de almacenamiento, se inspeccionará regularmente y se garantizará su conservación bajo condiciones seguras.
Se designará un responsable de custodiar los documentos, garantizar su protección y registrar su distribución.
20. VIDEOVIGILANCIA
INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S. informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad mediante anuncios visibles de videovigilancia en las instalaciones.
La compañía cuenta con un sistema de cámaras fijas ubicadas estratégicamente, con el objetivo de garantizar la seguridad de empleados, personas naturales, bienes y activos.
La información recolectada solo será utilizada para fines de seguridad y podrá ser usada como prueba ante cualquier autoridad u organización oficial o privada que lo solicite.
Los archivos de videovigilancia se almacenan en un sistema con condiciones de seguridad adecuadas y solo tienen acceso a ellos el personal del área administrativa, vinculado bajo acuerdos de confidencialidad.
21. DISPOSICIONES FINALES
INVERSIONES FARMACÉUTICAS ALIADAS S.A.S. designa a SERGIO PARRA VILLA para recepcionar las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
Para la recepción de consultas, reclamos o quejas sobre el tratamiento de datos personales, o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, se podrá comunicar al teléfono 604 35 35, al correo basededatos@distrimonaco.com, o radicar la consulta o reclamo en la oficina principal ubicada en la Calle 46 # 45-47, Medellín, dirigida a SERGIO PARRA VILLA, en horario de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:30 p.m.
22. VIGENCIA
Esta política entrará en vigencia una vez sea publicada y previa aprobación formal de la Junta Directiva o máximo órgano social.
- Control de Versiones: 03
Descripción: Política
Responsable elaboración: APROBADO ELECTRONICAMENTE. Coordinadora Jurídica
Responsable aprobación: APROBADO EN ACTA DE JUNTA DIRECTIVA
Fecha aprobación: Noviembre de 2022
